Vol. 2 No. 10 (2026): Menulis - Oktober

Pengelolaan arsip dan persuratan merupakan salah satu fungsi administrasi mendasar yang menunjang efektivitas dan akuntabilitas sebuah instansi pemerintah. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan sistem pengelolaan kearsipan dan persuratan yang diterapkan di Dinas Perhubungan (Dishub) Lubuk Pakam, Kabupaten Deli Serdang, mencakup sistem kearsipan yang digunakan, prosedur surat masuk dan surat keluar, penemuan kembali arsip, penyimpanan, keamanan, kendala yang dihadapi, hingga penyusutan arsip. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara kepada staf administrasi yang menangani pengelolaan arsip di kantor tersebut. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kantor menerapkan sistem kearsipan gabungan subjek-kronologis yang dikelola secara terpusat oleh staf administrasi/arsiparis, dengan prosedur yang jelas untuk surat masuk dan surat keluar, penyimpanan fisik maupun digital, serta penyusutan arsip secara berkala berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Kendala utama yang ditemukan adalah keterbatasan ruang penyimpanan dan beban kerja staf, yang diatasi melalui digitalisasi dokumen dan pencatatan peminjaman yang lebih ketat. Penelitian ini merekomendasikan penguatan infrastruktur kearsipan digital serta pelatihan staf secara berkala guna meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan arsip.