Optimalisasi Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Mendukung Efektivitas Dan Kecepatan Pelayanan Administrasi Desa
Main Article Content
Yulita Luthfiah
Nina Risti Sucitra
Chesilia
Atika Putri Heriani Simbolon
Cahaya Indri Syahfani5
Pengelolaan arsip dinamis merupakan salah satu aspek penting dalam mendukung tertib administrasi dan kelancaran pelayanan di lingkungan pemerintahan desa. Pengelolaan arsip yang baik diperlukan agar dokumen dapat disimpan, ditemukan kembali, dan digunakan secara tepat ketika dibutuhkan dalam proses administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis serta keterkaitannya dengan efektivitas dan kecepatan pelayanan administrasi di pemerintahan desa. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Fokus penelitian meliputi proses penciptaan dan penerimaan arsip, pengelompokan dan penyimpanan, pemeliharaan dan keamanan, penemuan kembali, penyusutan, serta kontribusi pengelolaan arsip terhadap pekerjaan administrasi dan pelayanan masyarakat. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Desa Kolam telah berjalan dengan pola penyimpanan berjenjang, yaitu arsip yang masih baru disimpan di laci kerja, arsip bulanan ditempatkan pada map gantung, dan arsip yang telah berusia lebih lama dipindahkan ke gudang arsip. Pola tersebut membantu petugas menemukan kembali arsip yang masih aktif dan mendukung kelancaran pekerjaan administrasi. Namun, pengelolaan belum sepenuhnya didukung oleh sistem klasifikasi dan jadwal retensi arsip yang terdokumentasi secara baku. Kendala lain berupa ketergantungan pada petugas tertentu serta terbatasnya pembinaan dari instansi kearsipan daerah. Oleh karena itu, optimalisasi perlu dilakukan melalui pembakuan klasifikasi dan indeks arsip, pemerataan kompetensi pegawai, penyusunan jadwal retensi arsip, serta penguatan koordinasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Deli Serdang.
Adinata, A. R., Sururi, & Hafidh, Z. (2024). Efektivitas pengelolaan arsip dinamis dalam meningkatkan mutu pelayanan administrasi di Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. Jurnal Tata Kelola Pendidikan, 6(2), 90–98. https://doi.org/10.17509/jtkp.v6i2.76450
Akib, K., & Sapruni. (2023). Pengelolaan arsip pemerintah desa untuk meningkatkan pelayanan publik.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara, 3(2.2), 1981–1986.
Amalia, R., & Mursyidah, L. (2023). Pengelolaan arsip berstandar ANRI untuk meningkatkan pelayanan publik di Desa Kalidawir Kecamatan Tanggulangin Kabupaten Sidoarjo. Jurnal Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (JISIP), 12(1). https://doi.org/10.33366/jisip.v12i1.2782
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2009). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa/Kelurahan. ANRI.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2018). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. ANRI.
Barthos, B. (2019). Manajemen kearsipan: Untuk lembaga negara, swasta, dan perguruan tinggi. Bumi Aksara.
Dwiyanti, A. A. R. (2023). Efektifitas kearsipan dalam meningkatkan pelayanan administrasi di Desa Bulu-Bulu Kecamatan Tonra Kabupaten Bone. PUBLIKA: Jurnal Ilmu Administrasi Publik, 9(1), 59–68. https://doi.org/10.25299/jiap.2023.vol9(1).12425
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555–568. https://doi.org/10.14710/anuva.5.4.555-568
Prasetyo, A. H., & Widiyawati, A. T. (2022). The role of the village government as a facilitator in records (dynamic archives) management (case study in Paseban Village, Kencong District, Jember Regency). Public Inspiration: Jurnal Administrasi Publik, 7(1), 39–52. https://doi.org/10.22225/pi.7.1.2022.39-52
Pratama, A., Murtini, W., & Susantiningrum. (2023). Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa di Kabupaten Karanganyar. JIKAP: Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran, 7(5).
Putri, P. P., Purwanto, & Rusdiyanto, W. (2020). Pengelolaan arsip dinamis di Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten. Efisiensi: Kajian Ilmu Administrasi, 17(1), 42–
54. https://doi.org/10.21831/efisiensi.v17i1.30439
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sekretariat Negara.
Risky, P. A., & Firdaus, M. (2024). Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Mangga Kecamatan Medan Tuntungan Kota Medan. MIZANIA: Jurnal Ekonomi dan Akuntansi, 4(2), 588–600.https://doi.org/10.47776/mizania.v2i2.1661
Shobaruddin, M., Novita, A. A., Putra, E., Ngindana, R., Fauzi, M. H., Yanti, A. M. E., Ramadhani, F., & Suparmansyah, R. (2024). Digitalisasi arsip dinamis untuk pengelolaan kearsipan desa yang efektif dan efisien. Jurnal Inovasi Hasil Pengabdian Masyarakat (JIPEMAS), 7(2), 516–525. https://doi.org/10.33474/jipemas.v7i2.21794
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen kearsipan modern: Dari konvensional ke basis komputer. Gava Media.
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen arsip dinamis: Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Gramedia Pustaka Utama.
Suliyati, T. (2020). Pengelolaan arsip desa Kabupaten Rembang dalam menunjang pemerintahan desa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 4(4), 493–507. https://doi.org/10.14710/anuva.4.4.493-507
Wardah, M. (2016). Pengelolaan arsip dinamis. Libria, 8(1), 51–68. https://doi.org/10.22373/1223
Yunda, N. R., Sukaesih, & Prahatmaja, N. (2022). Pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang tertib administrasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung. Nautical: Jurnal Ilmiah Multidisiplin Indonesia, 1(9), 638–648. https://doi.org/10.55904/nautical.v1i9.427
